Befreiung der Apostille und Einführung mehrsprachiger Übersetzungswerkzeuge in der EU ab 16. Februar 2019

Am 16. Februar 2019 trat die europäische Verordnung EU 2016/1191, die sogenannte Verordnung über öffentliche Dokumente, in Kraft, mit dem Ziel, die Personenfreizügigkeit durch Vereinfachung der Verwaltungsformalitäten zwischen den EU-Mitgliedstaaten und die Verhinderung von Übersetzungen zu fördern.

Durch die Verordnung wird die Legalisierung oder Apostille in allen öffentlichen Dokumenten und deren beglaubigten Kopien abgeschafft, die von den Behörden eines Mitgliedstaats (von Gerichten, Regierungsbehörden, Notaren und diplomatischen oder konsularischen Behörden) ausgestellt wurden und für die Behörden eines Mitgliedstaats bestimmt sind einem anderen Mitgliedstaat, wenn er einen der folgenden Tatsachen feststellt:

• Geburt
• die Tatsache, dass eine Person am Leben ist
• Tod
• Namen
• Eheschließung, Ehefähigkeit und Familienstand
• Ehescheidung, rechtliche Trennung und Auflösung des Ehebandes
• eingetragene Partnerschaft und die Fähigkeit, eine eingetragene Partnerschaft einzugehen und den Status einer eingetragenen Partnerschaft
• Auflösung einer eingetragenen Partnerschaft, rechtliche Trennung oder Auflösung einer eingetragenen Partnerschaft oder Ungültigerklärung der eingetragenen Partnerschaft
• Abstammung und Adoption
• Wohnsitz und / oder Aufenthaltsort
• Staatsangehörigkeit
• Vorstrafenfreiheit
• Ausübung eines aktiven und passiven Wahlrechts als Unionsbürger mit Wohnsitz in einem Mitgliedstaat, dessen Staatsangehörigkeit er nicht besitzt.

Für die fettgedruckten Fakten werden europäische mehrsprachige Formulare eingeführt, die als Übersetzungshilfe gelten und dem öffentlichen Originaldokument beigefügt sind. Sie können niemals als autonome Dokumente zwischen den Mitgliedstaaten in Umlauf gebracht werden und dienen nur dazu, die Übersetzung zu erleichtern und so weit wie möglich sicherzustellen, dass die öffentlichen Dokumente nicht übersetzt werden müssen. Verlangt die empfangende Behörde trotzdem eine Übersetzung, muss in jedem Mitgliedstaat eine beglaubigte Übersetzung eines andern Mitgliedstaat akzeptiert werden.

Die Übersetzungshilfe wird immer in zwei Sprachen verfasst: der Sprache der ausstellenden Behörde und der der aufnehmenden Regierung. Zusätzlich wird ein Glossar mit der Übersetzung jedes Feldes in allen Amtssprachen der EU hinzugefügt.

Die mehrsprachigen Formulare sind nicht alle in allen Mitgliedstaaten verfügbar, z. B. wenn ein Mitgliedstaat keine eingetragene Partnerschaft hat, stehen weder Dokumente noch Übersetzungshilfen zur Verfügung. Eine Übersicht aller Dokumente pro Mitgliedstaat finden Sie im öffentlichen “Repository” im E-Justiz-Portal der Europäischen Kommission.

Wenn ein Bürger aus seinem Dokument eine Übersetzungshilfe anfordert, muss diese geliefert werden. Dies ist über das E-Justiz-Portal möglich. Jedes Übersetzungswerkzeug ist als bearbeitbares PDF-Dokument verfügbar (nachdem das Land und die Sprache der ausstellenden Behörde sowie die Sprache der Behörde, für die das Dokument bestimmt ist) ausgefüllt wurde. Der pdf kann dann ausgefüllt und an das Originaldokument angehängt werden.

Die mehrsprachigen Formulare für Geburt und Ehe können auch über ein dynamisches Formular ausgefüllt werden. Es ist beabsichtigt, dass dies Ende 2019 für alle Übersetzungsassistenten auf der Website möglich sein wird.

Hat die empfangende Behörde berechtigte Zweifel an der Echtheit eines der Verordnung unterliegenden Dokuments (nämlich der Echtheit der Unterschrift, der Qualität der unterzeichnenden Person, der Identität des Siegels oder des Stempels oder des Dokuments, die falsch sind oder gefälscht) muss das Dokument mit den Dokumentenmodellen verglichen werden, die über das öffentliche “Repository” im E-Justiz-Portal und über das Binnenmarkt-Informationssystem (IMI) zur Verfügung gestellt werden. Wenn der Zweifel bestehen bleibt, kann eine elektronische Anfrage über das IMI an die Behörden des Mitgliedstaats gerichtet werden, in dem das Dokument ausgestellt wurde, um dessen Echtheit zu prüfen

Ein letzter Tipp: Wenn der Bürger eine Geburts-, Heirats- oder Sterbeurkunde in einem Land benötigt, in dem die mehrsprachigen Auszüge der CIEC akzeptiert werden, kann der internationale Auszug aus Geburt, Heirat oder Tod immer noch erstellt und geliefert werden. Die CIEC-Extrakte haben den Vorteil, dass sie bekannt sind, kürzer sind, einen Beweiswert haben und nicht mit dem Original verknüpft werden müssen.

Weitere Informationen zur Verordnung: E-Justiz-Portal.